MusterablaufSo könnte eure Lösung aussehen

Handwerk und Service

Handwerk und Service

Aus einer Website-Anfrage wird ein prüfbarer Auftrag – mit Fotos, Zuständigkeit, Kundenstatus und sauberer Übergabe.

Konkretes Beispiel: Website-Anfrage, Angaben und Fotos prüfen, Termin oder Auftrag, Auftragsordner, Kundenstatus und Abrechnung.

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Auslöser

Eine Person meldet über die Website einen konkreten Reparatur-, Wartungs- oder Angebotsbedarf.

Wer beteiligt ist

01Kund:in02Disposition03Techniker:in oder Handwerker:in04Abrechnung

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Schritt für Schritt zu weniger Abstimmung.

So greifen die Aufgaben ineinander: wer übernimmt, was automatisch passiert und wie es danach weitergeht.

  1. 01
    Kund:inNeu

    Anfrage mit Fotos

    Übermittelt Anliegen, Adresse, Erreichbarkeit, Dringlichkeit und aussagekräftige Fotos.

    SystemeWebsite · UploadDatenKontaktdaten, Adresse, Problemtyp, Fotos
  2. 02
    DispositionGeprüft

    Angaben prüfen

    Prüft Einsatzgebiet, Vollständigkeit und ob Termin, Rückfrage oder direktes Angebot sinnvoll ist.

    SystemeDispositionDatenPrüfentscheidung, Kategorie, Priorität
  3. 03
    DispositionEingeplant

    Termin oder Auftrag anlegen

    Erzeugt Termin beziehungsweise Auftrag und weist Team, Zeitfenster und nächste Rückmeldung zu.

    SystemeAuftragsverwaltung · Kalender/APIDatenAuftrags-ID, Zeitfenster, Zuständigkeit
  4. 04
    AutomatisierungBereit

    Auftragsordner bereitstellen

    Legt einen Nextcloud-Ordner mit Fotos, Auftrag und späteren Arbeitsnachweisen an.

    SystemeWebhook/API · NextcloudDatenOrdner-ID, Fotos, Auftragsverweis
  5. 05
    Techniker:in oder Handwerker:inErledigt

    Status zurückmelden

    Dokumentiert Arbeit, Material, Fotos und einen für Kund:innen verständlichen Status.

    Systememobile Auftragsansicht · KundenstatusDatenArbeitsstatus, Material, Nachweisfotos
  6. 06
    System und AbrechnungAbrechenbar

    An Abrechnung übergeben

    Übermittelt nur vollständige, geprüfte Auftragsdaten an das vorhandene Abrechnungssystem.

    SystemeAPI/Export · AbrechnungssystemDatenLeistung, Material, Zeit, Kundendaten
Wenn etwas fehlt

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Was fehlt?
Adresse liegt außerhalb des Einsatzgebiets, Fotos fehlen oder der Auftrag ist nach Abschluss nicht vollständig dokumentiert.
Was passiert dann?
Der Fall erhält einen erklärten Status und läuft nicht automatisch in Terminplanung oder Abrechnung weiter.
Wie geht es weiter?
Nach Ergänzung oder manueller Entscheidung wird derselbe Fall an der blockierten Stelle fortgesetzt.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Website02Disposition03Kalender/Auftragsverwaltung04Nextcloud05mobile Auftragsansicht06Abrechnungssystem

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • geführte Anfrage
  • Prüf- und Dispositionsansicht
  • Kalender-/Auftragsintegration
  • Nextcloud-Auftragsordner
  • mobiler Status
  • geprüfte Abrechnungsübergabe

Informationen

Was zusammenbleibt

  • Anfrage
  • Foto
  • Adresse
  • Auftrag
  • Termin
  • Arbeitsnachweis
  • Abrechnungsübergabe

Im Alltag

Was dadurch leichter wird

  • Die Disposition erhält prüfbare Angaben statt einer freien Rückrufnotiz.
  • Kund:innen sehen einen freigegebenen Status ohne intern nachtelefonieren zu müssen.
  • Nur vollständige Aufträge gelangen in die Abrechnung.
Speicherort

Anfragen und Status liegen im Betriebssystem; Fotos und Nachweise in einer kontrollierten Nextcloud-Auftragsstruktur.

Zugriffe

Disposition, ausführendes Team, Abrechnung und Kund:innen erhalten getrennte Sichten.

Export

Auftragsstammdaten, Nachweise und Abrechnungsdaten sind fallweise exportierbar.

Sicherung & Wiederherstellung

Auftragsdaten und Dateinachweise werden koordiniert gesichert; die Wiederherstellung eines abgeschlossenen Auftrags wird getestet.

Passende Bausteine

Darauf können wir aufbauen.

Wir wählen die passenden Bausteine für eure Arbeit. Vorhandene Programme können eingebunden werden.

AutomatisierungVerfügbar

Wolkano Flow

Eine Anfrage kommt an, wird geprüft und landet mit den richtigen Informationen beim zuständigen Team.

  • Individuell umgesetzt
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Unterlagen kommen beim passenden Projekt an; fehlende oder falsche Dateien bleiben sichtbar.

  • Passend eingebunden
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Team und Kund:innen finden die richtigen Unterlagen und wissen, welchen Stand sie bearbeiten.

  • Gemeinsam eingerichtet
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Mobile Access

Vor Ort ein Foto ergänzen, eine Datei prüfen oder eine Freigabe erteilen – im selben Arbeitsraum wie das Team.

  • Passend eingebunden
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BausteinVerfügbar

Wolkano Backups

Es ist klar, welche Daten gesichert werden, wer die Sicherungen prüft und wer bei einer Störung übernimmt.

  • Für eure Systeme eingerichtet
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Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

Projekt besprechen
Weiteres BeispielAgenturenVom ersten Briefing bis zur Freigabe, ohne dass Mail, Chat und Dateilinks den Projektstand ersetzen.Weiteres BeispielArchitekturbürosNeue Planstände bleiben Version, Aufgabe und Entscheidung zugeordnet – auch wenn mehrere Beteiligte prüfen.Weiteres BeispielArztpraxenAngeforderte Unterlagen kommen kontrolliert an und werden einem klaren nächsten Schritt zugeordnet.