Leistungen · Kundenportale
Ein Ort, an dem deine Kunden selbst weiterkommen.
Unterlagen einreichen, den aktuellen Stand sehen und etwas freigeben: Wir entwickeln den Kundenbereich passend zu euren Aufgaben.
- weniger Rückfragen
- klare Zustände
- bestehende Systeme anbinden
- kontrollierbarer Betrieb
Kundenportale · der mögliche Auftrag
Was du bekommst. Und womit wir anfangen.
Was wir liefern
- Ein abgestimmter Vorgang mit Kunden- und Teamsicht
- Passende Zugänge und klare Zuständigkeiten
- Dateien, Rückfragen, Status und Freigaben im vereinbarten Umfang
- Benötigte Anbindungen, Einführung und geklärter Betrieb
Ein überschaubarer Start
Ein Kundenvorgang, zwei Rollen und eine klar abgegrenzte Anbindung. Zum Beispiel: Unterlagen erhalten, prüfen und den nächsten Schritt zurückmelden.
Was wir dafür brauchen
Ein tatsächlicher Beispielvorgang, Rollen, Beispieldaten, vorhandene Programme und Regeln für Ausnahmen.
Den Umfang klären wir gemeinsam. Für reinen Dateiaustausch kann ein gemeinsamer Arbeitsraum reichen. Ein individueller Status- oder Freigabeprozess ist ein eigener Entwicklungsumfang.
Ausgangslage
Ein Kundenbereich hilft, wenn Rückfragen den Alltag bestimmen.
Dokumente kommen per Mail, der Status liegt im Fachsystem und Freigaben werden in einem weiteren Werkzeug dokumentiert. Das Team gleicht die Lücken manuell aus.
- Angaben werden mehrfach übertragen.
- Dateien verlieren ihren Vorgangsbezug.
- Externe und interne Sicht passen nicht zusammen.
- Sonderfälle erzeugen neue Mail-Schleifen.
Einsatzfälle
Mit einem Kundenvorgang anfangen.
Der erste Umfang soll einen konkreten Vorgang vollständig lesbar machen. Weitere Bereiche können danach auf derselben Grundlage wachsen.
Service und Status
Kund:innen sehen Vorgänge, offene Punkte und den nächsten Schritt, ohne den Stand per E-Mail oder Telefon erfragen zu müssen.
- Anfrage
- Vorgang
- Status
- Rückmeldung
Dokumente und Freigaben
Dateien, Versionen und Entscheidungen bleiben demselben Projekt zugeordnet. Nachforderungen starten nicht wieder bei null.
- Upload
- Prüfung
- Version
- Freigabe
Bestellungen und Projekte
Ein geführter Einstieg sammelt die nötigen Angaben, legt den Vorgang an und verbindet Kundensicht, Bearbeitung und Ergebnis.
- Konfiguration
- Prüfung
- Bearbeitung
- Abschluss
Integration
Vorhandene Programme bleiben Teil der Lösung.
Wolkano verbindet die Kundensicht mit den Systemen, die Daten, Dateien und fachliche Entscheidungen tragen. Schnittstellen werden benannt und Fehlerwege bleiben sichtbar.
Programme verbinden →- Oberfläche
- Rollenbasierte Ansichten, geführte Eingaben, Status und Freigaben
- Logik
- Validierung, Zustände, Berechtigungen, Benachrichtigungen und Ausnahmen
- Schnittstellen
- REST, Webhooks, CRM/ERP, n8n, Nextcloud API und bestehende Fachsoftware
- Betrieb
- Protokolle, Exporte, Monitoring, Backups und dokumentierte Wiederherstellung
Datenhoheit
Wer darf was sehen? Und wer kümmert sich?
- Rollen statt SammelzugängeExterne, Bearbeitung und Freigabe sehen nur, was sie für ihren Schritt benötigen.
- Offene ÜbergabenWir klären benötigte Exporte und dokumentieren die vereinbarten Anbindungen.
- Kontrollierte InfrastrukturSelf-hosted oder europäisch kontrollierter Betrieb ist möglich.
- Wiederherstellbarer BetriebBackups allein reichen nicht: Restore-Ablauf und Verantwortliche werden festgelegt.
Projektablauf
Vom ersten Engpass zum betreibbaren Portal.
Der Umfang wird so geschnitten, dass der erste reale Ablauf früh geprüft werden kann. Architektur und Betrieb wachsen nicht erst nach dem Launch hinzu.
- 01
Arbeitslage aufnehmen
Beteiligte, wiederkehrende Rückfragen, Daten und bestehende Systeme werden sichtbar gemacht.
- 02
Zielablauf festlegen
Wir definieren Zustände, Rechte, Sonderfälle und den kleinsten sinnvollen ersten Umfang.
- 03
Portal und Schnittstellen bauen
Oberfläche, APIs, Automatisierung und Speicherorte entstehen als zusammenhängendes System.
- 04
Mit realen Vorgängen testen
Rollen, Fehlerwege, Exporte und mobile Nutzung werden vor der Veröffentlichung geprüft.
- 05
Betrieb übergeben
Wir vereinbaren, wer Updates, Sicherungen und Störungen übernimmt, und halten die Zuständigkeiten fest.
Kostenfaktoren
Der Preis folgt dem Ablauf, nicht einer pauschalen Portal-Lizenz.
Aufwand entsteht vor allem durch Rollen und Zustände, Anzahl und Qualität der Schnittstellen, Datenmigration, Sonderfälle sowie Sicherheits- und Betriebsanforderungen.
Im ersten Gespräch grenzen wir deshalb einen fachlich vollständigen Startumfang ab. Danach ist nachvollziehbar, was gebaut, integriert, getestet und betrieben werden muss.
Funktionen, Kosten und Ablauf im Ratgeber →Vorhandene Substanz
Bausteine und reale Abläufe statt leerer Portal-Versprechen.
Je nach Projekt können vorhandene Wolkano-Bausteine eingesetzt, erweitert oder durch bestehende Kundensysteme ersetzt werden.
Wolkano Kunden-Frontend
Rollen-, Projekt- und Ordnerstruktur auf offener Nextcloud-Basis.
Baustein ansehen → Konkreter AblaufAudio, Review und Freigabe
Briefing, Versionen und Entscheidungen in einer kontrollierten Produktstrecke.
Ablauf ansehen → Reale ProduktstreckeCall Flow Studio
Wizard, Medienauswahl, Review und Abschluss als sichtbare End-to-End-Lösung.
Beleg ansehen →FAQ
Häufige Fragen vor dem ersten Portalprojekt.
Wann lohnt sich ein individuelles Kundenportal?
Wenn wiederkehrende Anfragen, Dateien, Statusinformationen oder Freigaben heute über mehrere Werkzeuge verteilt sind und Standardsoftware den tatsächlichen Ablauf nicht verständlich abbildet.
Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?
Nein. Ein Portal kann CRM, ERP, Fachsoftware, Nextcloud oder vorhandene APIs verbinden. Was zuverlässig funktioniert, soll weiterverwendet werden.
Welche Kosten beeinflussen das Projekt?
Entscheidend sind Rollen, Zustände, Integrationen, Datenmigration, Sonderfälle und Betriebsanforderungen. Deshalb beginnt Wolkano mit einem abgegrenzten Zielablauf statt mit einem pauschalen Funktionspaket.
Kann das Portal mit Nextcloud arbeiten?
Ja. Nextcloud eignet sich als offene Basis für Dateien, Projektbereiche und Rechte. Wolkano ergänzt die fachliche Portaloberfläche und verbindet sie über dokumentierte Schnittstellen.
Wie bleiben Daten und Betrieb kontrollierbar?
Speicherorte, Rollen, Exporte, Protokolle, Backups und Wiederherstellung werden als Teil der Lösung geplant. Self-hosted oder europäisch kontrollierte Betriebsmodelle sind möglich.
Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check
Welcher Kundenablauf soll zuerst verständlich werden?
Wir sortieren Engpass, Beteiligte, Systeme und einen prüfbaren ersten Portalumfang.