MusterablaufSo könnte eure Lösung aussehen

Arztpraxis

Arztpraxen

Angeforderte Unterlagen kommen kontrolliert an und werden einem klaren nächsten Schritt zugeordnet.

Konkretes Beispiel für angeforderte Unterlagen, kontrollierten Upload, Vollständigkeitsprüfung und Rückmeldung.

Uploads & NachreichungenStatus & PortaleCloud & Zusammenarbeit
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Auslöser

Das Praxisteam fordert eine bestimmte Unterlage für einen bestehenden Vorgang an.

Wer beteiligt ist

01Patient:in02Empfang03zuständiges Praxisteam

Vom Auslöser bis zum Ergebnis

Schritt für Schritt zu weniger Abstimmung.

So greifen die Aufgaben ineinander: wer übernimmt, was automatisch passiert und wie es danach weitergeht.

  1. 01
    EmpfangAngefordert

    Anforderung senden

    Erzeugt eine zeitlich begrenzte Anforderung mit Vorgangskennung und Liste der benötigten Unterlagen.

    SystemePraxisinterne Arbeitsliste · Upload-PortalDatenVorgangskennung, Dokumenttyp, Frist
  2. 02
    Patient:inEingegangen

    Unterlage hochladen

    Öffnet den geschützten Link, sieht nur die angeforderten Dokumenttypen und übermittelt die Datei.

    SystemeUpload-Portal · DateispeicherDatenDatei, Dokumenttyp, Eingangszeit
  3. 03
    EmpfangGeprüft

    Vollständigkeit prüfen

    Prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit, ohne eine medizinische Bewertung im Portal vorzunehmen.

    SystemePrüfansichtDatenPrüfstatus, interne Notiz
  4. 04
    SystemZugewiesen

    Team zuweisen

    Ordnet den vollständigen Eingang der zuständigen internen Arbeitsliste zu.

    SystemeWebhook/API · Praxisinterne ArbeitslisteDatenVorgangskennung, Zuständigkeit, Dokumentverweis
  5. 05
    SystemAbgeschlossen

    Eingang bestätigen

    Bestätigt ausschließlich den Eingang oder fordert eine konkrete Nachreichung an.

    SystemeBenachrichtigungDatenEingangsstatus, fehlender Dokumenttyp
Wenn etwas fehlt

Was passiert, wenn es nicht glattläuft?

Was fehlt?
Die Datei ist unlesbar oder entspricht nicht dem angeforderten Dokumenttyp.
Was passiert dann?
Die interne Bearbeitung startet nicht. Das Portal erklärt konkret, welche Datei erneut benötigt wird.
Wie geht es weiter?
Eine Ersatzdatei wird derselben Vorgangskennung zugeordnet; der fehlerhafte Eingang bleibt protokolliert.

System und Verantwortung

Was gebaut wird – und wo die Daten bleiben.

01Upload-Portal02kontrollierter Dateispeicher03Webhook/API04praxisinterne Arbeitsliste05Benachrichtigung

Lieferumfang

Das würde Wolkano umsetzen

  • geschützter Upload-Einstieg
  • Dokumenttypen und Pflichtprüfung
  • interne Prüfansicht
  • API-Übergabe
  • Eingangs- und Nachreichungsnachricht

Informationen

Was zusammenbleibt

  • Vorgangskennung
  • Dokumentanforderung
  • Upload
  • Prüfstatus
  • Zuständigkeit

Im Alltag

Was dadurch leichter wird

  • Das Team erkennt, welche angeforderte Unterlage eingegangen ist.
  • Unlesbare Dateien landen nicht unbemerkt im nächsten Arbeitsschritt.
  • Patient:innen erhalten eine eindeutige Eingangs- oder Nachreichungsrückmeldung.
Speicherort

Der konkrete Speicherort und die Aufbewahrung werden vor Umsetzung mit Praxis und fachlicher Beratung festgelegt.

Zugriffe

Der externe Link erlaubt nur den vorgesehenen Upload; interne Rollen werden nach tatsächlicher Zuständigkeit getrennt.

Export

Dateien und Eingangsprotokoll können vorgangsbezogen exportiert werden.

Sicherung & Wiederherstellung

Sicherung und Wiederherstellung werden passend zu Speicherort, Aufbewahrung und bestehender Praxis-IT geplant.

Passende Bausteine

Darauf können wir aufbauen.

Wir wählen die passenden Bausteine für eure Arbeit. Vorhandene Programme können eingebunden werden.

ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Files

Unterlagen kommen beim passenden Projekt an; fehlende oder falsche Dateien bleiben sichtbar.

  • Passend eingebunden
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AutomatisierungVerfügbar

Wolkano Flow

Eine Anfrage kommt an, wird geprüft und landet mit den richtigen Informationen beim zuständigen Team.

  • Individuell umgesetzt
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ArbeitsraumVerfügbar

Wolkano Cloud

Team und Kund:innen finden die richtigen Unterlagen und wissen, welchen Stand sie bearbeiten.

  • Gemeinsam eingerichtet
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BausteinVerfügbar

Wolkano Backups

Es ist klar, welche Daten gesichert werden, wer die Sicherungen prüft und wer bei einer Störung übernimmt.

  • Für eure Systeme eingerichtet
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Kostenloser 60-Minuten Projekt-Check

Wie sähe dieser Ablauf mit euren Systemen aus?

Du erhältst danach eine kompakte Skizze zu Engpass, Zielablauf, Schnittstellen und sinnvollem ersten Umsetzungsschritt.

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Weiteres BeispielE-CommerceEine Reklamation wird nicht zum Mail-Pingpong, sondern zu einem prüfbaren Fall mit sichtbarem Status.Weiteres BeispielEvents und EinlassTicket, Akkreditierung und Gästeliste bleiben bis zum Check-in eindeutig – auch wenn sich kurz vorher etwas ändert.Weiteres BeispielFotografieAuswahl und Freigabe bleiben an den richtigen Bildern – die finale Auslieferung wird nicht mit Preview-Links verwechselt.